Jak na vnitropodnikové směrnice + VZOR zdarma

Vnitropodnikové směrnice

Na začátek si pojďme říci, co je směrnice. Interní směrnice, neboli vnitřní předpisy zaměstnavatele, jsou stanovená pravidla pro určitou oblast. Popisují správný postup, podmínky, povinnosti, odpovědnosti a pravomoci v jednotlivých pracovních činnostech. 

Interní směrnice každé společnosti jsou velmi individuální záležitostí. Záleží mimo jiné na oboru podnikání, počtu zaměstnanců společnosti. Proto univerzální dokument pro interní směrnice vzor je nevhodný. Většinu směrnic nelze jednoduše zobecnit, a i proto by měly být vytvořeny přímo na míru vaší společnosti co do obsahu i formy. Jinými slovy, nemůžeme vám poskytnout všechny vnitřní předpisy zaměstnavatele vzorové. Vnitřní firemní předpisy vzorové můžete sdílet například v rámci společnosti pracující ve stejném nebo příbuzném oboru, je však nutné veškeré firemní směrnice vzorové přečíst a ujistit se, že jsou v plném rozsahu aplikovatelné pro vaši společnost. 

Některé společnosti s ohledem na obor podnikání potřebují vzor směrnice pro poskytování OOPP (osobních ochranných pracovních pomůcek), většina společností potřebuje mít vytvořené směrnice BOZP, které musejí být opět velmi individuálně a precizně připravené, aby pokryly všechna možná rizika. 

Vybrali jsme jednu z nejdůležitějších směrnic, kterou potřebuje téměř každá společnost - GDPR směrnice, vzor naleznete níže. Tuto směrnici můžete použít jako vzor vnitropodnikové směrnice. 

Se směrnicí seznámíte zaměstnance, aby věděl, jak má správně postupovat na daném procesu. Je vhodné zaměstnancovo seznámení mít písemně potvrzené. Písemné potvrzení o seznámení je vhodné například pro kontroly z inspektorátu práce, nebo při tvorbě písemných napomenutí. Některé společnosti mají své vnitropodnikové směrnice v elektronické formě a zaměstnanec kliknutím potvrdí, že se se směrnicí seznámil. 

Je vhodné mít směrnice k dispozici na intranetu společnosti, aby se s nimi zaměstnanci mohli kdykoliv seznámit, zopakovat si části, které potřebují.

Pro které procesy potřebujete vnitřní směrnici

Vnitřní směrnice pomáhají zabránit tomu, aby se procesy zvrhly v naprostý chaos. Odpověď na otázku, pro které procesy je potřeba mít vnitřní směrnici, je jednoduchá - pro všechny, které můžete popsat, může nastat byť jen teoretické odchýlení se od standardizovaného postupu, může dojít v chybě u poisovaného procesu či proces může být ze strany zaměstnance vnímám jinak. Popsáním požadovaného postupu docílíte toho, že zaměstnanci budou mít jasnou představu o očekávaném výsledku.

Čtyři hlavní důvody, proč mít vnitřní směrnice: 

• Vnitřní předpis stanoví jasný standard, soulad se zákonem či jinými normami (například ISO); 
• Vnitřní směrnice zaměstnavatele slouží jako školící nástroj pro zaměstnance; 
• Dokument zaměstnance informuje o tom, co a jak mají dělat, případně na koho se obrátit v případě dotazů; 
• Na základě seznámení zaměstnance s vnitřním předpisem můžete zaměstnancům vytýkat neuspokojivé pracovní výsledky či neplnění pracovních povinností zaměstnance.

Bez směrnice na IT vybavení nemůžete zaměstnanci vytknout, že si notebook bere domů a stahuje si na něj hry. Bez směrnice na docházku, respektive bez pracovního řádu nemůžete se zaměstnancem zahájit disciplinární řízení pro odchod na dovolenou, kterou neměli schválenou.

Tvorba vnitřních předpisů

Směrnice jsou komunikačním nástrojem, kterým zaměstnance seznámíte s jejich právy a povinnostmi. Cílem směrnice je usnadnit práci na daném procesu všem zainteresovaným, připravit jim návod, jak na procesu pracovat, co dělat, když se vyskytne určitá událost. 

Jak na tvorbu vnitřních předpisů:

• Přesný - jednoznačný, logický a srozumitelný popis procesu, pro který směrnici vytváříte; 
• V souladu s legislativou a s ostatními vnitřními předpisy, které ve společnosti máte; 
• Pravidelná aktualizace - nastavte si pravidelnou revizi vnitřních předpisů, a v případě změny, zaměstnance opět prokazatelně s novinkami seznamte. 

Ať již tvoříte jakékoliv vnitřní firemní předpisy, povinné vnitřní účetní předpisy / směrnice, vnitřní předpisy upravující překážky v práci, směrnice o ochraně osobních údajů, směrnice o vysílání pracovníků, organizační směrnice či jakékoliv, které vaše společnost potřebuje, konzultujte obsah s odborníky na daný postup. Požádejte odborníky, aby vámi vytvořený vnitřní předpis zkontrolovali po obsahové stránce a doplnili vše, co chybí.

Návod, jak napsat vnitřní směrnici zaměstnavatele 

Pojďme si ukázat klíčové kroky k vytvoření vnitřní směrnice. 

1. Prioritizace - společně s vedením společnosti vytvořte seznam oblastí, pro které je potřeba sepsat vnitřní směrnici. Základem je Pracovní řád, směrnice týkající se bezpečnosti a klíčových oblastí vašeho podnikání; 
2. Tvorba směrnice - neleží na bedrech HR oddělení, ale na manažerovi daného oddělení, který zná procesy, úskalí a všechny podrobnosti. Je vhodné zapojit i zkušené zaměstnance, aby vám na směrnici dali zpětnou vazbu. HR kolegové směrnici finalizují, aby byla v souladu se zákony, nebyla diskriminační a byla jednoznačná. Směrnice by měla obsahovat účel, pro který je vydávána, role, práva a povinnosti zaměstnavatele a zaměstnanců, důsledky porušení této směrnice a kroky, které zaměstnavatel může podniknout;
3. Vypracujte a revidujte - každá vnitřní směrnice by měla mít nastaveného vlastníka, který bude zodpovědný za její aktualizace v případě, že bude potřeba; 
4. Nechte si směrnici schválit a prokazatelným způsobem s ní seznamte zaměstnance.

Směrnice GDPR

GDPR (General Data Protection Regulation) překládáme jako Obecné nařízení na ochranu osobních údajů. Jedná se o soubor nařízení, která byla přijata formou evropského nařízení, to znamená jejich jednotnou platnost ve všech státech EU. GDPR je v celé EU jednotně účinné od 25. května 2018.

GDPR se dotýká každého, kdo shromažďuje nebo zpracovává osobní údaje Evropanů, včetně společností a institucí mimo území EU, které působí na evropském trhu. Cílem GDPR je chránit digitální práva občanů EU.

Je povinností každé společnosti, která s osobními daty pracuje, aby měla vytvořenou svou vlastní GDPR interní směrnici, nejen pro zaměstnance. Interní směrnice GDPR vzorová je pro vás připravena v editovatelné podobě a zdarma - vnitřní směrnice ochrana osobních údajů GDPR vzor. Jako každou jinou interní směrnici, i vzor interní směrnice GDPR, je nutné přizpůsobit potřebám vaší společnosti. Například, pokud máte ve společnosti kamery, směrnice kamerový systém a GDPR musí danou problematiku obsahovat.

Aktualizováno 9. dubna 2024